Họp chủ sở hữu strata (AGM/EGM) tại Úc: cách bỏ phiếu, ngân sách và bầu ban quản lý
AGM và EGM là gì?
Mọi khu strata — dù là chung cư, townhouse hay villa unit — đều phải tổ chức Annual General Meeting (AGM) ít nhất một lần mỗi năm. Đây là cuộc họp mà toàn bộ chủ sở hữu (owners corporation/body corporate) tập hợp lại để thông qua các quyết định quan trọng cho cả khu.
EGM (Extraordinary General Meeting) là cuộc họp bất thường được triệu tập khi có vấn đề cấp bách phát sinh giữa hai kỳ AGM — ví dụ: sửa chữa khẩn cấp lớn, thay đổi by-laws quan trọng, hoặc thay thế strata manager.
Cách gọi theo tiểu bang:
- NSW: Strata committee general meeting (theo Strata Schemes Management Act 2015)
- VIC: Owners Corporation meeting (theo Owners Corporations Act 2006)
- QLD: Body corporate general meeting
Ai được tham dự và bỏ phiếu?
Mỗi lot owner — người đứng tên sở hữu căn hộ/nhà — có quyền tham dự và bỏ phiếu. Nếu không thể đến trực tiếp, chủ sở hữu có thể:
- Ủy quyền (proxy) cho người khác bỏ phiếu thay.
- Bỏ phiếu qua thư (postal vote) hoặc phiếu điện tử ở nhiều tiểu bang.
Số phiếu phụ thuộc vào unit entitlement — tỷ lệ sở hữu theo diện tích và vị trí lot của bạn trong tổng thể khu. Căn hộ lớn hơn thường có nhiều phiếu hơn.
Người thuê nhà không có quyền bỏ phiếu tại AGM, dù họ phải tuân thủ by-laws. Chủ nhà có trách nhiệm đại diện cho lợi ích của căn hộ.
Những gì thường được quyết định tại AGM
1. Thông qua ngân sách hàng năm
Ban quản lý trình bày ngân sách dự kiến cho administrative fund (chi phí vận hành thường ngày) và capital works fund / sinking fund (tích lũy sửa chữa lớn). Chủ sở hữu bỏ phiếu thông qua — quyết định này ảnh hưởng trực tiếp đến mức phí strata (levy) bạn phải đóng mỗi quý.
2. Bầu ban quản lý (committee/executive committee)
Owners Corporation bầu một nhóm chủ sở hữu vào strata committee (NSW) hoặc committee of management (VIC) để điều hành các công việc giữa hai kỳ AGM. Bạn có thể ứng cử nếu muốn có tiếng nói trực tiếp hơn trong khu.
3. Tái ký hoặc thay đổi hợp đồng strata manager
Hợp đồng với strata manager thường được xem xét tại AGM. Nếu chủ sở hữu không hài lòng, họ có thể bỏ phiếu thay đổi công ty quản lý.
4. Phê duyệt công trình và chi phí lớn
Các khoản chi vượt mức phê duyệt của committee phải được toàn thể bỏ phiếu. Ví dụ: nâng cấp thang máy, sơn lại toàn bộ tòa nhà, cải tạo hồ bơi — những dự án này thường tốn hàng chục nghìn đến hàng trăm nghìn đô la và ảnh hưởng trực tiếp đến phí strata.
5. Thay đổi by-laws
Một số thay đổi by-laws (như cho phép thú cưng, điều chỉnh quy định cho thuê ngắn hạn) cần special resolution — thường yêu cầu 75% số phiếu tán thành.
Các loại nghị quyết và ngưỡng bỏ phiếu
| Loại nghị quyết | Ngưỡng yêu cầu | Thường dùng cho |
|---|---|---|
| Ordinary resolution | Đa số đơn giản (>50%) | Ngân sách, bầu committee |
| Special resolution | ≥75% số phiếu | Thay đổi by-laws quan trọng |
| Unanimous resolution | 100% | Thay đổi strata plan, tăng entitlement |
Nếu bạn bỏ lỡ AGM
Biên bản (minutes) AGM phải được gửi đến tất cả chủ sở hữu sau cuộc họp — thường trong vòng một vài tuần. Đọc kỹ để nắm các quyết định đã được thông qua, đặc biệt là thay đổi ngân sách ảnh hưởng đến mức levy bạn phải đóng kỳ tới.
Nếu có quyết định bạn không đồng ý, có thể yêu cầu EGM hoặc khiếu nại lên tribunal tiểu bang nếu quy trình bị vi phạm.
Trước khi mua bất kỳ căn hộ strata nào, hãy đọc biên bản AGM ba năm gần nhất — đây là nguồn thông tin trung thực nhất về sức khỏe tài chính và các vấn đề nội bộ của khu.